Qué necesitas para empezar a facturar en México
Los requisitos para facturar en México son cuatro: RFC activo en un régimen que te permita emitir facturas, tu e.firma, tu Certificado de Sello Digital (CSD) y un sistema para emitir (el portal del SAT o un sistema de facturación). Para cada factura, además, necesitas los datos fiscales de tu cliente: RFC, nombre, código postal, régimen y uso de CFDI. Con eso emites un CFDI 4.0 válido. A continuación te explicamos cada requisito, en qué orden tramitarlos y cuáles son los errores que más rechazos provocan.
Este artículo es informativo y resume reglas vigentes al momento de publicarlo. Para tu caso particular, consulta a tu contador.
¿Qué necesitas tener antes de tu primera factura?
1. RFC activo y un régimen que permita facturar
Necesitas estar inscrito en el RFC con una actividad económica y un régimen fiscal que te obligue o te permita emitir facturas: por ejemplo, el Régimen Simplificado de Confianza, Actividades Empresariales y Profesionales o, si eres empresa, el régimen general de personas morales. El trámite es gratuito y se hace con cita en una oficina del SAT; puedes empezar con una preinscripción en línea. Los detalles están en la sección de inscripción al RFC del portal del SAT.
Tu Constancia de Situación Fiscal muestra tu RFC, tu nombre exacto, tu código postal fiscal y tus regímenes. Tenla a la mano: la vas a usar varias veces.
2. e.firma
La e.firma (antes FIEL) es tu firma electrónica ante el SAT. Se tramita con cita en una oficina del SAT, donde registran tus datos biométricos, y al final tienes un archivo .cer, un archivo .key y una contraseña. Dura cuatro años y la necesitas para tramitar tu CSD. Los requisitos están en la sección de e.firma del portal del SAT.
3. Certificado de Sello Digital (CSD)
El CSD es un certificado distinto a la e.firma y sirve solo para sellar tus facturas. Se tramita en línea con tu e.firma, usando el programa Certifica del SAT. Igual que la e.firma, te deja un .cer, un .key y una contraseña que tú eliges.
Si nunca lo has hecho, aquí está el paso a paso: cómo obtener tu CSD.
4. Un sistema para emitir
Tienes dos caminos:
| Portal del SAT | Sistema de facturación | |
|---|---|---|
| Costo | Gratis | Mensualidad o paquete de facturas |
| Captura | Cada factura desde cero | Clientes y productos guardados |
| Complementos de pago | Los haces a mano | Según el sistema; algunos los generan solos |
| Control de cobros | No | Según el sistema |
Si facturas poco y siempre de contado, el portal del SAT puede bastarte. Si vendes a crédito, cotizas o facturas seguido, un sistema te ahorra recaptura y errores.
¿Qué datos necesitas de tu cliente?
En CFDI 4.0, los datos del receptor deben coincidir exactamente con los registros del SAT. Si no coinciden, la factura no se timbra. Pídele a tu cliente su Constancia de Situación Fiscal o estos datos:
- RFC.
- Nombre o razón social, tal como está inscrito en el RFC, que es como aparece en su constancia. La Guía de llenado del Anexo 20 muestra los nombres de empresas sin el régimen societario (sin "S.A. de C.V.").
- Código postal de su domicilio fiscal.
- Régimen fiscal.
- Uso de CFDI: para qué usará la factura (por ejemplo, G03 Gastos en general).
Si tu cliente no te da sus datos, puedes facturarle a público en general con el RFC genérico, pero ten en cuenta que, según el SAT (regla 2.7.1.21 de la Resolución Miscelánea Fiscal), un comprobante a público en general no le sirve para deducir ni para acreditar el IVA.
¿Qué más lleva cada factura?
Además de tus datos y los de tu cliente, cada factura necesita:
- Conceptos con su clave de producto o servicio y clave de unidad del catálogo del SAT.
- Precio, cantidad e impuestos (IVA y, si aplican, retenciones).
- Método de pago: PUE si ya te pagaron todo, PPD si te pagarán después. Te lo explicamos en PUE o PPD.
- Forma de pago: efectivo, transferencia, tarjeta, o "99 Por definir" si es PPD.
Las claves de producto se eligen una vez por producto o servicio. Vale la pena dedicarles un rato al principio, porque se repiten en todas tus facturas.
¿Cuánto tiempo toma tener todo listo?
Depende sobre todo de la cita para la e.firma, que se agenda en el portal del SAT y a veces tarda en conseguirse. Una vez que tienes la e.firma, el CSD se tramita en línea, sin cita.
Mientras esperas, adelanta lo que no depende del SAT:
- Arma tu catálogo de productos o servicios con sus precios y busca sus claves del SAT.
- Pide a tus clientes frecuentes su Constancia de Situación Fiscal.
- Define tus condiciones de pago: quién paga de contado y a quién le das crédito, porque eso decide si facturas en PUE o en PPD.
- Elige dónde vas a facturar y prueba el sistema antes de la primera factura real.
¿Necesito contador para facturar?
Para emitir facturas no es obligatorio, pero sí es muy recomendable para dos cosas: elegir bien tu régimen fiscal al inscribirte, porque de eso dependen tus impuestos, y presentar tus declaraciones, que es otra obligación aparte de facturar. Facturar bien le facilita mucho el trabajo a tu contador: si tus facturas, cobros y complementos están completos, la contabilidad de cada mes sale más rápido.
¿En qué orden lo tramito?
- Inscríbete al RFC con la actividad y el régimen correctos (con tu contador, si tienes dudas).
- Saca tu e.firma con cita en el SAT.
- Tramita tu CSD en línea con tu e.firma.
- Elige dónde vas a facturar y carga tu CSD.
- Captura tus productos o servicios con sus claves del SAT.
- Pide los datos fiscales de tu cliente y emite tu primera factura.
Errores comunes al empezar a facturar
- Confundir la e.firma con el CSD. Con la e.firma no puedes sellar facturas en un sistema: necesitas el CSD.
- Escribir mal el nombre del cliente. Un acento, una abreviatura o el "S.A. de C.V." de más hacen que la factura no se timbre.
- Usar el código postal del domicilio de entrega en lugar del fiscal.
- Facturar en PUE algo que todavía no te pagan. Después no podrás emitir complementos de pago; tendrías que cancelar y volver a facturar.
- Dejar vencer el CSD. Los certificados del SAT duran como máximo cuatro años (artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación); revisa la fecha de tu CSD y tramita uno nuevo antes de que venza.
¿Y si quiero facturar desde donde ya llevo mis ventas?
En Next Step facturas desde la venta: capturas a tu cliente y tus productos una vez, haces la cotización o la venta, y la factura CFDI 4.0 sale con un clic. Si la venta tiene saldo, la factura sale en PPD y cada cobro que registras genera su complemento de pago.
Para empezar a facturar en Next Step necesitas lo mismo que en cualquier sistema: tus datos fiscales y tu CSD. Mientras los tramitas, puedes ir capturando clientes, productos y cotizaciones con la prueba gratis.
En resumen
Para facturar en México necesitas RFC activo con un régimen que lo permita, e.firma, CSD y un sistema para emitir, además de los datos fiscales exactos de tu cliente. Tramítalos en ese orden, revisa que el nombre y el código postal de tu cliente coincidan con su constancia, y elige bien entre PUE y PPD desde la primera factura.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para facturar por primera vez?
Tu RFC activo en un régimen que te permita emitir facturas, tu e.firma, tu Certificado de Sello Digital (CSD) y un sistema para emitir: el portal gratuito del SAT o un sistema de facturación.
¿Qué datos le pido a mi cliente para facturarle?
Su RFC, su nombre o razón social tal como aparece en su Constancia de Situación Fiscal, su código postal fiscal, su régimen fiscal y el uso que le dará a la factura (uso de CFDI).
¿La e.firma y el CSD son lo mismo?
No. La e.firma es tu firma electrónica para trámites ante el SAT. El CSD es un certificado distinto que sirve solo para sellar tus facturas, y se tramita con tu e.firma.
¿Puedo facturar gratis?
Sí, el SAT ofrece un servicio gratuito de facturación en su portal. Un sistema de facturación tiene costo, pero te ahorra recapturar datos y lleva el control de ventas, cobros y complementos.
¿Qué pasa si el nombre de mi cliente no coincide con el del SAT?
En CFDI 4.0 el nombre, el RFC, el código postal y el régimen del receptor deben coincidir con los registros del SAT; si no coinciden, la factura no se puede timbrar.